Digitalisierung in Bestform

Ihr Dokumenten-Triathlon für mehr Klarheit, Tempo und Sicherheit

Papierstapel, verstreute Belege, mehrere Ablageorte und manuelle Arbeitsschritte kosten im Alltag spürbar Kraft. Viele Teams erleben ihre Dokumentenprozesse wie einen Triathlon ohne klare Strecke: anstrengend, zäh und voller Umwege.

Mit unserer Lösung rund um die neue Ricoh SD-Serie verbinden Sie präzises Scannen, KI-gestützte Verarbeitung und revisionssichere Archivierung zu einem durchgängigen Workflow. So entsteht aus vielen Einzelschritten ein stimmiger Dokumenten-Triathlon, der Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Ihr Startschuss: Hightech-Scanning mit der Ricoh SD-Serie

Dokumentenmanagement beginnt beim Scannen. Wenn hier Qualität und Geschwindigkeit stimmen, legen Sie den Grundstein für alle folgenden Schritte.

Ihre Vorteile beim Scannen

  • Multiformat-Erfassung
    Ausweise, Bons, Quittungen, Verträge, handschriftliche Notizen: Ihre Unterlagen werden zuverlässig digitalisiert.

  • Automatischer Scaneinzug
    Große Dokumentenmengen werden in einem Lauf verarbeitet, ohne dass jemand daneben stehen muss.

  • Schutz sensibler Originale
    Schonende Papierführung eignet sich auch für einmalige oder empfindliche Unterlagen.

In Kombination mit Hochleistungsscannern von PFU entsteht eine leistungsstarke Eingangsstufe für alle Dokumente, die Ihr Unternehmen täglich bewegen.

Im Windschatten der KI: Intelligente Weiterverarbeitung

Nach dem Scannen übernimmt die KI die eigentliche Schwerarbeit im Hintergrund. Aus unstrukturierten Dokumenten werden verwertbare Informationen.

Was im Hintergrund geschieht

  • Automatische Texterkennung (OCR und Deep OCR)
    Gedruckte Texte, Handschrift und komplexe Layouts werden ausgelesen und strukturiert erfasst.

  • Klassifizierung und Validierung
    Dokumente werden geprüft, Kategorien zugeordnet und passenden Prozessen übergeben, zum Beispiel Buchhaltung, Einkauf oder Personal.

  • Selbstlernende Systeme
    Mit jeder Nutzung steigt die Genauigkeit. Wiederkehrende Dokumenttypen werden schneller erkannt, Nacharbeit reduziert sich.

In Verbindung mit natif.ai nutzen Sie moderne KI, die Ihre Teams nicht ersetzt, sondern entlastet und unterstützt.

Der Datensprint: Smarte Folgeprozesse mit DocuWare

Sobald ein Dokument verarbeitet ist, starten digitale Folgeprozesse. Statt Ablage im E-Mail-Postfach entstehen klare, nachvollziehbare Workflows.

Mögliche Anwendungsfälle

  • Revisionssichere Archivierung in der Cloud
    DSGVO-konform, unveränderbar und auditierbar. Ihre Unterlagen sind strukturiert abgelegt und bei Bedarf schnell verfügbar.

  • Schnelle Suche
    Jedes Dokument lässt sich in Sekunden finden, unabhängig davon, wer es ursprünglich abgelegt hat

  • Automatisierte Workflows
    Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen oder Kundenbenachrichtigungen werden automatisch angestoßen und sauber dokumentiert.

  • Aufgabenverteilung und Fristenüberwachung
    Zuständigkeiten sind im System hinterlegt. Deadlines geraten weniger leicht in Vergessenheit, Vertretungen finden schneller in Vorgänge hinein.

Über Schnittstellen lassen sich ERP-, CRM- und DMS-Systeme integrieren, sodass Ihre Daten nicht in Insellösungen steckenbleiben.

Für wen sich unser Dokumenten-Triathlon besonders eignet

Unsere Lösung richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die täglich viele Dokumente bewegen und den Überblick behalten möchten:

  • Geschäftsführung mit Blick auf Transparenz und Risikominimierung
  • Finanzbuchhaltung und Controlling mit hohem Belegaufkommen
  • Einkauf und Verwaltung mit wiederkehrenden Prozessen
  • HR-Abteilungen mit sensiblen Unterlagen und Fristen
  • IT-Verantwortliche, die Systeme sicher und zukunftsfähig integrieren möchten

Wo heute Papierstapel, Medienbrüche und personengebundene Ablagen dominieren, entsteht durchgängige Struktur und mehr Souveränität im Umgang mit Informationen.